Isännöitsijän vaihtoa kannattaa harkita, kun tietyt ongelmat toistuvat eivätkä korjaannu palautteesta huolimatta. Yksittäinen moka ei ole syy vaihtaa, mutta jos sama kaava toistuu kuukaudesta toiseen, taloyhtiö maksaa palvelusta jota se ei saa. Tässä kuusi merkkiä, joiden perusteella hallituksen kannattaa kartoittaa vaihtoehtoja.
1. Viestintä ei toimi
Yleisin syy tyytymättömyyteen on huono tavoitettavuus. Viesteihin ei vastata, tai vastaus tulee viikkojen viiveellä. Hallitus joutuu muistuttamaan samoista asioista useaan kertaan.
Toimiva isännöinti vastaa kohtuullisessa ajassa ja pitää hallituksen ajan tasalla ilman erillistä kyselyä. Jos yhteydenpito tuntuu jatkuvalta muistuttamiselta, se on selkeä varoitusmerkki.
2. Laskutus on epäselvää
Jos laskuilla näkyy toistuvasti yllättäviä erillisveloituksia tai on vaikea hahmottaa mistä oikeastaan maksetaan, hinnoittelu ei ole läpinäkyvää. Pahimmillaan kuukausihinta näyttää edulliselta, mutta lopullinen vuosikustannus on aivan muuta.
Hyvässä isännöinnissä taloyhtiö tietää etukäteen mitä palvelu maksaa ja mitä siihen sisältyy. Epäselvä laskutus on merkki siitä, että kannattaa pyytää vertailun vuoksi tarjous muualta.
3. Asiat eivät etene
Kun sovitut asiat jäävät roikkumaan ja hankkeet viivästyvät ilman selitystä, taloyhtiön arki kärsii. Isännöitsijän tehtävä on viedä asioita eteenpäin, ei ainoastaan reagoida silloin kun hallitus painostaa.
Jos hallitus kokee joutuvansa itse pitämään huolta siitä että asiat tapahtuvat, työnjako ei toimi niin kuin pitäisi.
4. Tekninen osaaminen ontuu
Kiinteistön kunnossapito vaatii teknistä ymmärrystä. Jos isännöitsijä ei tunnista korjaustarpeita ajoissa, ei osaa arvioida remonttien kiireellisyyttä tai jättää huoltokirjan päivittämättä, kiinteistön arvo ja asumismukavuus kärsivät pitkällä aikavälillä.
Merkki tästä on se, että ongelmat korjataan vasta kun ne ovat kriisiytyneet, eikä niitä ehkäistä ennakolta.
5. Taloyhtiö ei näe mitä isännöitsijä tekee
Jos hallituksella ei ole selkeää kuvaa siitä, mitä isännöitsijä on tehnyt ja missä eri asiat menevät, palvelusta puuttuu läpinäkyvyys. Tieto on isännöitsijän takana, ja hallitus joutuu kysymään erikseen jokaisesta asiasta.
Nykyaikaiset digitaaliset järjestelmät antavat hallitukselle mahdollisuuden seurata taloyhtiön asioita itse, reaaliaikaisesti. Jos tällaista näkymää ei ole, taloyhtiö toimii vanhentuneella tavalla.
6. Isännöitsijä ei ole proaktiivinen
Paras isännöitsijä ehdottaa asioita ennen kuin niistä tulee ongelmia. Hän muistuttaa tulevista kunnossapitotarpeista, ehdottaa sopimusten kilpailutusta ja tuo hallitukselle vaihtoehtoja päätöksenteon tueksi.
Jos isännöitsijä ainoastaan reagoi eikä koskaan tuo omia ehdotuksia, taloyhtiö menettää sen asiantuntemuksen, josta se maksaa.
Mitä tehdä, jos merkit täsmäävät
Yksittäinen merkki ei välttämättä tarkoita, että isännöitsijä pitää vaihtaa. Kannattaa ensin antaa palautetta ja katsoa, korjaantuuko tilanne. Mutta jos useampi näistä merkeistä toistuu eikä muutosta tapahdu, on aika kartoittaa vaihtoehtoja.
Isännöitsijän vaihto on helpompaa kuin moni luulee. Vaihdosta päättää hallitus, ei yhtiökokous, joten prosessin voi käynnistää joustavasti. Hyvä ensiaskel on pyytää tarjous parilta vaihtoehtoiselta toimijalta ja verrata sekä hintaa että palvelun sisältöä.
Lue tarkemmin, miten isännöitsijän vaihto käytännössä tehdään, tai pyydä tarjous Propialta.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on yleisin syy vaihtaa isännöitsijää?
Yleisin syy on huono viestintä ja tavoitettavuus. Kun viesteihin ei vastata tai asiat eivät etene, taloyhtiö alkaa harkita vaihtoa. Myös epäselvä laskutus ja teknisen osaamisen puute ovat tavallisia syitä.
Kannattaako isännöitsijä vaihtaa yhden ongelman takia?
Ei välttämättä. Yksittäinen virhe kannattaa ensin nostaa esiin ja antaa mahdollisuus korjata tilanne. Vaihtoa kannattaa harkita, jos ongelmat toistuvat eivätkä korjaannu palautteesta huolimatta.
Kuka päättää isännöitsijän vaihdosta?
Isännöitsijän vaihdosta päättää taloyhtiön hallitus. Asunto-osakeyhtiölain mukaan tämä valta kuuluu yksinomaan hallitukselle, eikä sitä voi siirtää yhtiökokoukselle.
Miten uuden isännöitsijän löytää?
Kartoita vaihtoehtoiset isännöintiyritykset ja pyydä niiltä tarjoukset. Vertaa sekä hintaa että palvelun sisältöä, ja selvitä mitä kuukausihintaan kuuluu ja mistä laskutetaan erikseen.
Onko aika vaihtaa?
Jos tunnistat taloyhtiösi tilanteen näistä merkeistä, kannattaa vähintään selvittää mitä vaihtoehtoja on. Pyydä tarjous Propialta tai lue lisää isännöinnin hinnoittelusta.
Neljä vuotta liikkeenjohdon konsulttina Boston Consulting Groupilla. OTM & KTM.