Isännöintialalla on rakenteellinen ongelma, joka on ollut näkyvissä vuosikymmeniä. Pienet taloyhtiöt tarvitsevat samaa asiantuntemusta kuin suuret, mutta niiden budjetit eivät riitä kannattavaan palveluun. Tekoäly muuttaa tämän yhtälön ensimmäistä kertaa.
Miksi pienet yhtiöt jäävät jalkoihin
Isännöitsijän työ on asiantuntijatyötä. Sopimusten tarkistaminen, hallituksen neuvonta ja taloudellinen suunnittelu vievät saman verran aikaa riippumatta siitä, onko yhtiössä 5 vai 50 asuntoa. Kun pieni yhtiö maksaa vain murto-osan suuresta, yhtälö ei toimi.
Seuraus on väistämätön: sopimuksia ei kilpailuteta, hallitus ei saa neuvontaa, talous pyörii autopilotilla. Ongelmat havaitaan vasta kun on liian myöhäistä.
Tekoäly ratkaisee resurssipulan
Tekoälyn läpimurto viime vuosina on muuttanut tilanteen. Kun suuri osa työstä voidaan automatisoida, asiantuntijan aika voidaan kohdentaa siihen missä häntä todella tarvitaan.
Dokumentit arkistoituvat ja luokitellaan automaattisesti. Kirjanpito päivittyy reaaliajassa ja poikkeamat havaitaan välittömästi. Sopimukset pysyvät voimassaolorekisterissä, joka muistuttaa kilpailutuksista. Hallituksen kokouksista laaditaan pöytäkirjat automaattisesti. Vuosikello ylläpitää itse itseään ja muistuttaa pakollisista tehtävistä.
Isännöitsijä ei katoa, päinvastoin. Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, aikaa jää hallituksen tukemiseen, kriittisten päätösten valmisteluun ja ongelmien ratkaisuun.
Entä sitten laatu?
Automaation yhteydessä nousee väistämättä kysymys laadusta. Tekoäly pystyy tekemään sekunnissa hakuja ja analyysejä, joihin ihmiseltä menee tunteja tai päiviä. Se muuttaa palvelun laatua kolmella tavalla.
Vastausajat lyhenevät radikaalisti. Kun hallitus kysyy mitä sopimuksessa on sovittu tai paljonko tiettyyn kategoriaan on kulunut rahaa, järjestelmä hakee tiedon välittömästi. Isännöitsijä voi vastata samana päivänä tai jopa tunnissa.
Tiedonkeruu tehostuu. Sen sijaan että isännöitsijä kaivaa tietoa mapista tai sähköpostista, kaikki taloyhtiön data (taloustiedot, sopimukset, päätökset) on välittömästi haettavissa ja analysoitavissa. Parempi pääsy tietoon tarkoittaa parempaa päätöksentekoa.
Tiedon oikeellisuus paranee. Tekoäly tarkistaa asioita monesta kulmasta automaattisesti. Ostolasku voidaan verrata aiempiin maksuihin samalle toimittajalle, tarkistaa että summa ei poikkea epätavallisesti, ja varmistaa että tilinumerot täsmäävät. Nämä tarkistukset tapahtuvat jokaisella laskulla. Ihminen ehtii tehdä ne vain satunnaisesti.
Laatu ei heikkene, se paranee. Nopeammat vastausajat, parempi tiedonkeruu ja systemaattinen tarkistustyö johtavat korkeampaan palvelutasoon.
Toimivan mallin perusta
Automaatio hoitaa kaiken mitä voidaan automatisoida, ei vain osan. Se vaatii järjestelmän joka ymmärtää kiinteistöalan logiikan ja osaa reagoida poikkeuksiin.
Ihminen on kuitenkin mukana jokaisessa kriittisessä päätöksessä. Tekoäly voi valmistella, analysoida ja ehdottaa, mutta päätökset tekee aina ihminen. Erityisesti taloudellisissa ja juridisissa kysymyksissä.
Järjestelmä on läpinäkyvä. Hallitus näkee mitä on tehty, miksi ja millä perusteella. Data on aina saatavilla, reaaliajassa.
Mihin tämä johtaa
Näemme todennäköisesti seuraavan viiden vuoden aikana merkittävän muutoksen isännöinnissä. Toimijat, jotka omaksuvat automaation, voivat palvella asiakkaitaan paremmin ja edullisemmin. Ne jotka eivät, eivät yksinkertaisesti pysty tarjoamaan palvelua pienille taloyhtiöille kannattavasti.
Pienet taloyhtiöt hyötyvät ensimmäisinä. Ne ovat historiallisesti jääneet huonoimman palvelun varaan, mutta tilanne kääntyy. Automaatio ei välitä asiakkaan koosta.
Isännöitsijän työ muuttuu konkreettisesti. Laskujen käsittely, dokumenttien arkistointi ja kokousten järjestäminen siirtyvät automaatioon. Aikaa vapautuu asiantuntijatyöhön: remonttien valmisteluun, toimittajavalintoihin ja taloussuunnitteluun. Isännöitsijä voi keskittyä tehtäviin, joissa asiantuntemus ratkaisee.
Propia rakentaa palvelunsa tälle perustalle. Automaatio hoitaa rutiinit, asiantuntijat keskittyvät kriittisiin päätöksiin, ja kaikki tieto on hallituksen saatavilla reaaliajassa.
Neljä vuotta liikkeenjohdon konsulttina Boston Consulting Groupilla. OTM & KTM.