Tilinpäätös ja yhtiökokouksen valmistelu
Taloyhtiön tehtävät tammikuussa
Tammikuussa taloyhtiö sulkee edellisen tilikauden: isännöitsijä ja kirjanpitäjä laativat tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen, ja hallitus aloittaa talousarvion sekä viiden vuoden kunnossapitotarveselvityksen valmistelun. Nämä ovat kevään yhtiökokouksen pakolliset asiakirjat.
Päivitetty . Laatinut Pekka Aalto, isännöitsijä vuodesta 1982.
Mitä taloyhtiössä tehdään tammikuussa?
Kun tilikausi on kalenterivuosi, tammikuu on taloyhtiön kiireisimpiä kuukausia. Edellisen vuoden kirjanpito suljetaan, ja samalla alkaa kevään yhtiökokouksen valmistelu. Lähes kaikki, mitä yhtiökokouksessa käsitellään, valmistellaan tammi- ja helmikuussa.
Asunto-osakeyhtiölaki edellyttää, että varsinaisessa yhtiökokouksessa esitetään tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus sekä hallituksen kirjallinen selvitys seuraavan viiden vuoden kunnossapitotarpeesta ja edellisen vuoden huomattavista kunnossapito- ja muutostöistä. Asiakirjat on oltava osakkaiden nähtävillä viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta, joten aikataulu lasketaan kokouspäivästä taaksepäin.
Muista: Tilinpäätöksen valmistumisaikataulu lasketaan yhtiökokouksesta taaksepäin: asiakirjat nähtäville kaksi viikkoa ennen kokousta, ja sitä ennen tilin- tai toiminnantarkastajalle riittävästi aikaa.
Lataa koko vuoden pohja
Saat käyttää ja jakaa pohjaa vapaasti, myös taloyhtiönne sivuilla ja tiedotteissa, kun mainitset lähteeksi Propian.
Hallituksen ja isännöitsijän tehtävät tammikuussa
-
Tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laadinta
Laaditaan tilinpäätös ja toimintakertomus hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta, jotta tilintarkastus tai toiminnantarkastus ehtii valmistua. Samalla tarkistetaan vastikejälkilaskelmat: kerättiinkö hoito- ja pääomavastikkeita oikea määrä niihin menoihin, joihin ne on tarkoitettu.
-
Talousarvion valmistelu
Hallitus valmistelee seuraavan tilikauden talousarvion ja ehdotuksen yhtiövastikkeen määrästä yhtiökokouksen hyväksyttäväksi. Pohjana ovat edellisen vuoden toteuma, tiedossa olevat hinnankorotukset ja suunnitellut korjaukset.
-
Kunnossapitotarveselvitys ja selvitys tehdyistä töistä
Hallitus laatii kirjallisen arvion seuraavan viiden vuoden korjaustarpeista sekä selvityksen edellisenä vuonna tehdyistä merkittävistä kunnossapito- ja muutostöistä ajankohtineen. Tiedot toimitetaan myös Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmään.
- Suositeltu Rekisterit Vastuu: Isännöitsijä
Omistustietojen vuositarkistus
Varmistetaan, että edellisen vuoden omistajanvaihdokset ovat osakasluettelossa ja täsmäävät huoneistotietojärjestelmään. Paperisilla osakekirjoilla tehdyt kaupat kirjataan, jos niistä on ilmoitettu yhtiölle.
- Tilannekohtainen Tilinpäätös Vastuu: Isännöitsijä
Kulutusperusteiset tasauslaskut
Jos vesi tai muu kulutus laskutetaan ennakkona, laaditaan tasauslaskelma päättyneeltä jaksolta ja lähetetään tasauslaskut osakkaille. Kerran vuodessa tasaavat tasaavat koko edellisen vuoden, puolivuosittain tasaavat heinä–joulukuun ja neljän kuukauden välein tasaavat syys–joulukuun.
Kiinteistönhoito tammikuussa
- Suositeltu Kiinteistönhoito Vastuu: Huoltoyhtiö
Huonelämpötilojen seuranta
Kovimpien pakkasten aikaan seurataan, että lämpö jakautuu tasaisesti eri asuntoihin, ja reagoidaan nopeasti asukkaiden ilmoituksiin kylmistä asunnoista. Samalla seurataan lumikuormia ja liukkaudentorjuntaa.
Asukastiedote tammikuussa
Kuukauden tiedotteen aiheet:
- Tuleva yhtiökokous: ajankohta ja mistä asioista päätetään
- Taloyhtiön ajankohtaiset asiat ja tulevat korjaukset
Asukastiedote, tammikuu
Hyvät osakkaat ja asukkaat,
taloyhtiön varsinainen yhtiökokous pidetään [päivämäärä] klo [aika] osoitteessa [paikka]. Kokouksessa käsitellään viime vuoden tilinpäätös, tämän vuoden talousarvio ja vastikkeet sekä valitaan hallitus ja tilin- tai toiminnantarkastaja.
Kokouskutsu ja kokousasiakirjat toimitetaan osakkaille viimeistään kaksi viikkoa ennen kokousta. Jos haluat jonkin asian yhtiökokouksen käsiteltäväksi, ilmoita siitä hallitukselle kirjallisesti [päivämäärä] mennessä.
Terveisin [taloyhtiön nimi], hallitus ja isännöitsijä
Täydennä hakasulkeissa olevat kohdat ennen lähettämistä.
Kuukausi on tehtävän tavallinen ajankohta, kun tilikausi on kalenterivuosi. Lakisääteiset määräajat on koottu vuosikellon pääsivulle. Lähteet: asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009, Kiinteistöliiton taloyhtiön vuosikello ja Propian isännöinnin vuosikello.
Usein kysyttyä: tammikuu taloyhtiössä
Milloin taloyhtiön tilinpäätöksen pitää olla valmis?
Asunto-osakeyhtiölaki ei anna tilinpäätökselle omaa kuukausimääräaikaa, mutta tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastus- tai toiminnantarkastuskertomus on pidettävä osakkaiden nähtävillä vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta (AsOyL 6 luku 22 §). Käytännössä tilinpäätöksen on oltava valmis noin kuukausi ennen kokousta, jotta tilintarkastus tai toiminnantarkastus ehtii valmistua.
Mikä on kunnossapitotarveselvitys?
Kunnossapitotarveselvitys on hallituksen kirjallinen arvio siitä, mitä rakennuksen ja kiinteistön kunnossapitoa yhtiössä tarvitaan seuraavan viiden vuoden aikana, jos työ vaikuttaa olennaisesti asumiseen, vastikkeeseen tai muihin asumiskustannuksiin. Se on esitettävä joka vuosi varsinaisessa yhtiökokouksessa (AsOyL 6 luku 3 §).
Hoitaako isännöitsijänne vuosikellon puolestanne?
Propian isännöinnissä jokaisella taloyhtiöllä on oma vuosikello, josta syntyy tehtävät määräaikoineen. Hallitus näkee samasta näkymästä, mitä tammikuussa on tehty ja mikä on vielä auki.